Mimo że technologie informatyczne i cyfrowe są dobrze ugruntowane w firmach, nierzadko można napotkać na podstawowe problemy techniczne, które mogą szybko zmarnować cenny czas wszystkich współpracowników. Przyjrzyjmy się bliżej głównym problemom, które mogą wystąpić i jak je obejść.
Nieoczekiwane wyłączenie komputera.
Wyłączanie komputera podczas pracy nie jest tak rzadkie, jak mogłoby się wydawać. Wystarczy przerwa w dostawie prądu, wymuszona aktualizacja lub zapomnienie o podłączeniu laptopa do źródła zasilania, aby komputer się wyłączył. Inną niefortunną sytuacją jest awaria dysku twardego, która powoduje całkowitą utratę danych.
Chociaż niektóre programy oferują awaryjne odzyskiwanie danych w pierwszym przypadku, nadal często zdarza się, że tracimy całość lub część pracy w toku. Aby uniknąć takiej sytuacji, w której stracisz cenny czas lub nawet kilka godzin i będziesz musiał ponownie uruchamiać to, co właśnie zrobiłeś, nie wahaj się wykonywać regularnych lub automatycznych kopii zapasowych. Możesz również przenieść swoje dane do chmury lub zlecić ich codzienne automatyczne przechowywanie na serwerze.
Przesyłanie dużych plików.
Gdy plik waży więcej niż 10 MB, nierzadko występują problemy z jego przesłaniem. Twój email utknie wtedy w skrzynce nadawczej, co może szybko stać się problemem, zwłaszcza gdy musisz go szybko wysłać. Głównym powodem, dla którego większość dostawców poczty elektronicznej ma ograniczenia, jest zapobieganie sytuacjom, w których odbiorcy utknęliby z plikami, które przeciążają ich przestrzeń dyskową. Nadal często zdarza się, że trzeba wysłać pliki przekraczające tę objętość, zwłaszcza gdy jest to film, plik do druku lub obraz o wysokiej rozdzielczości.
Jakość połączenia.
Chociaż pojawienie się światłowodów poprawiło sytuację, oferując prędkość połączenia od 100 Mb/s do 1 Gb/s, należy stwierdzić, że jakość połączenia może szybko okazać się stratą czasu. Duża część firm nadal korzysta z połączeń uznawanych obecnie za łącza o niskiej przepustowości, o szybkości od 1 do 30 Mb/s. Istnieją proste rozwiązania, aby zwiększyć prędkość. Można oczywiście zdecydować się na połączenie przewodowe, wybrać bardziej odpowiednią lokalizację dla swojej skrzynki, zmienić sprzęt na nowszy lub zwiększyć ofertę. Możesz również pomyśleć o zakupie wzmacniacza wifi, zwłaszcza jeśli Twoja skrzynka jest zbyt daleko od komputera.
Pliki, które są gubione lub spamowane.
Często zdarza się, że niektóre pliki nigdy do nas nie trafiają i lądują w spamie. Może to znacznie spowolnić czas reakcji i spowodować utratę możliwości lub nawet wywołać napięcie. Jeśli regularne sprawdzanie skrzynki „spam” jest dobrą praktyką, nie powinieneś wahać się przekazywać swoich kontaktów jako „autoryzowanych” za każdym razem, gdy zauważysz, że ważny e-mail został nieprawidłowo sklasyfikowany.
Nie wahaj się uświadomić swoim pracownikom, jakie są „tematy” ich e-maili, aby je spersonalizować i aby nie były one zbyt promocyjne. Niektóre terminy automatycznie powodują, że trafiają one do spamu. Możesz również upewnić się, że otrzymujesz potwierdzenia odbioru lub wyrobić sobie nawyk odpowiadania na e-mail prostym „Odebrano”, aby usunąć wszelkie wątpliwości, czy został on otrzymany.